בניית תכנית עבודה שנתית

למה ומתי?

הסיבה המרכזית לבניית תכנית שנתית היא לפתח כלי מניע ומכוון שיביא להשגת המטרות בסוף השנה.לא פעם אני מגלה כי התהליך עצמו שמאפשר חשיבה משותפת, דיאלוג בין קולגות, ופידבק הוא בעל ערך מוסף. חווית התכנון המשותף יוצרת חיבור והזדהות עם המטרות והשותפים לדרך, ומפתחת גאוות יחידה ומוטיבציה להתחיל כבר את השנה הבאה…

תכנון אפקטיבי המתקיים במקביל לניהול ה"שוטף" אורך כחודשיים-שלושה לפני תחילת השנה החדשה. כלומר ממש בימים אלו.

 

מהם העקרונות לתהליך יעיל?

1. שיתוף העובדים – ככל שעובדים מכל הדרגים יהיו שותפים להפקת הלקחים ובנית תכנית העבודה כך תגדל מחויבותם וההזדהות עם המטרות.זו גם דרך מצוינת עבור מנהלי היחידה להעביר מסר של הקשבה לעובדים ולעודד חשיבה צוותית.

2. Top down – bottom up במקביל, מאפשר קבלת החלטות הנשענת על תובנות אנשי השטח וראיה מקרו ארגונית.

3. הגדרה ברורה של החזון – חזון היחידה הוא תמונת המציאות המיטבית שלכם שמאפשרת לעובדים להזדהות עימה רגשית ולכן גם מוטיבציה להשיגה. הדרך שלכם להפוך חזון למציאות היא לתרגם מדי שנה את האמירה הערטילאית שמאפיינת בדרך כלל חזון, למשימות ופעולות ממשיות וברורות בתכנית העבודה.

4. הקצאת זמן ומקום לדיון – בנית תכנית עבודה היא פרויקט ארגוני, שכדאי לנהלו עפ"י לוחות זמנים קבועים מראש ולהקצות את המשאבים הנדרשים כמו חדרי ישיבות,מערכת ניתוח נתונים ומודיעין עסקי.

5. יעדי smart – תפישת עבודה של ניהול לפי יעדים המוגדרים באופן ספיציפי, מדיד, ריאלי ותחום בזמן תחזק את תחושת המסוגלות של העובדים להשיג את המטרות ותאפשר שליטה טובה יותר של המנהלים במהלך השנה.

6. בחינת משאבים ותקציב – לכל יעד המוגדר בתכנית יש משמעויות מבחינת ההשקעה הכספית הנדרשת, שעות כוח האדם, מערכות המידע ועוד. חשוב להתאים את התכנית באופן ריאלי לתקציבים, כדי לא להיות מופתעים באמצע השנה מחריגות.

איך מוודאים שהתכנית תיושם?

תכנית עבודה טובה נבחנת במידה בה היא מיושמת. בכדי שתהווה כלי ניהולי אמיתי ו"מפת דרכים" עבור העובדים חשוב עם כתיבתה:

• להגדיר פעולות ניהוליות ומדדים

• לקבוע מראש נקודות בקרה וכלי מדידה במהלך השנה

• לזהות פערים במיומנויות או כלים להם נזקקים העובדים כדי לעמוד בהצלחה בתכנית

• להגדיר אחריות אישית למשימות השונות

בניית מנגנון בקרה של המנהלים על התכנית במהלך השנה תאפשר שליטה בתהליכים, שיפור עבודת הממשקים ואפשרות לשינוי ותגובה בזמן.

 

ולסיכום, טיפ אחרון – מסרים של מסוגלות ואופטימיות בתחילת השנה המתורגמים לדרך ברורה ומעשית בתכנית העבודה משפיעים מאוד על רמת המוטיבציה והביטחון של העובדים ביחידה.

הצלחה אינה החלטית, כישלון אינו סופני , זה האומץ להמשיך שקובע. (וינסטון צ'רצ'יל).