תכנון מראש – ברוב היחידות נהוג לשבץ תכנית עבודה לחודש הבא. הפעם, מומלץ לתכנן קדימה כשלושה חודשים בכדי לקחת בחשבון את החופשות המשפחתיות בקיץ ותקופת החגים, אל מול הצרכים והמשימות הנדרשות בחודשים אלו ביחידה.

הבנת הצרכים האמיתיים של העובד – לעיתים הבקשה המוצהרת של העובד ("חייבת חופש בשבוע האחרון של יולי…") לא מגלה את הצורך האמיתי העומד מאחורי הבקשה. באמצעות הקשבה אמיתית ושאלות מנחות נוכל להבין מהו הצורך העומד מאחורי הבקשה (למשל – אין לי פיתרון לתעסוקה ליום מלא לילדים, אשתי רוצה לנסוע לחו"ל בזמן הזה כי זה מסתדר לה בעבודה, או אני שחוק מהעבודה האינטנסיבית בחודשיים האחרונים וחייב חופש בהקדם), ברגע שנבין את הצורך האמיתי נוכל גם לחשוב על פיתרון יצירתי הנותן מענה לצורך, גם אם לא לבקשה המוצהרת, ובכך לייצר WIN-WIN.

שיתוף העובדים – הדרך לחשוף את העובדים לשיקולים של ראיה מערכתית היא לשתף אותם בישיבת צוות במשימות המרכזיות של היחידה ובאחריות המשותפת, אל מול הצרכים השונים לחופשה שהעלו. היות והעובדים יחשבו יחד על הפיתרון, הם יתנגדו פחות להחלטות שיתקבלו.

להלן כמה צעדים פרקטיים שתוכל לעשות:

• שיתוף – החודש הקרוב הוא זמן מצוין לסיכום השנה שחלפה וגיוס העובדים ליעדי השנה הבאה. כדאי לערוך מפגש חגיגי ולהציג את השגי שנת 2012 ואת עיקרי המשימות לשנה הבאה תוך פירוט והסבר כיצד משימות אלו מממשות את אסטרטגית החברה.

• מודל פשוט – כינוס האסטרטגיה הארגונית למספר ערכים/משימות מרכזיים והצגתם לעובדים כ"מצפן". אנשים נוטים לזכור מסרים קצרים ופשוטים, כך שיצירת מסרים קליטים(למשל- "זו זכות לתת שירות", "כולנו שגרירים" , "איכות נמדדת בפרטים הקטנים") תתרום להבנה והפנמה.

• יצירת כלי עבודה – מפה, מצפן, טבלה מרכזת או כל מודל עבודה אחר שיופץ לכלל העובדים ומנחה אותם בקבלת החלטות/פעולות המתיחסות ליעדים האסטרטגיים ע"י שאילת שאלות קבועות את עצמם. כך שכל עובד יידע לקבוע מה "must" בעבודתו בראיה אסטרטגית ומה הnice to have""

• שגרות ניהול המתיחסות לאסטרטגיה – תכנון מראש של מגעים ניהוליים במהלך השנה המזכירים את האסטרטגיה וחשיבותה. למשל: הכרה והערכה פומבית לפעולות של עובד שתרם למימוש האסטרטגיה, שיקוף רבעוני של השגים והקשר שלהם ליעדי החברה, הפקת לקחים וניתוח ארועים בישיבות צוות ביחס ל"מצפן" שהוצג, תחרות רעיונות יצירתיים של העובדים ליוזמות שיקדמו את האסטרטגיה הארגונית.

שנה אסטרטגית מוצלחת!