איך מתמודדים עם עומס המשימות?

הדרך להתמודד עם עומס משימות היא לבחון את היעילות והאפקטיביות של עבודתנו. כדאי להעזר בכמה כלים:

1. תיעדוף משימות – ניתוח סדר היום שלנו אל מול פרמטרים של חשוב ודחוף. חשוב – ביחס למטרות האישיות שלי, ודחוף – ביחס לציר הזמן. התמקדות בחשוב ודחוף תעזור לנו ליהיות אפקטיביים יותר.

2. זיהוי "גנבי הזמן" – לכל אחד מאיתנו יש מרכיבים בסדר היום שפוגעים ביעילות (מבקרים שנכנסים למשרד, תכנון פגישות בלי התחשבות בגאוגרפיה,ישיבות מיותרות,אנשים מסוימים שדורשים הרבה התייחסות ועוד…). זיהוי ה"גנבים" וחשיבה על הגבלתם תסייע לנו להרויח זמן יקר.

3. האצלת סמכויות – חלק מתחושת העומס נובעת לעיתים מריכוזיות יתר. בחנו את עצמכם, האם כל המשימות שאתם מבצעים הן כאלו שרק אתם יכולים לעשות? האם ניתן לפתח ולהעצים עובדים אחרים ע"י האצלת המשימות להם?

4. שיריון "חלונות זמן" – אחד המחירים שאנו משלמים כמנהלים על תיפקוד בעומס רב, הוא ויתור על משימות חשובות שאינן דחופות (שיחות משוב, תכנון אסטרטגי, שימור עובדים וכו'). ע"י תכנון מראש ביומן של חלונות זמן עבור משימות אלו, נוכל לוודא שהן חלק מסדר היום, באותה מידה כמו ישיבות ופעולות שגרתיות אחרות.