ישיבת צוות הינה כלי ניהולי משמעותי הן להעברת מידע והן לקבלת החלטות.
הטיפ הראשון לניהול ישיבה יעילה , הוא ידיעה ברורה מה רלבנטי לשיח במסגרת ישיבה, ובעיקר מה לא הכרחי לדיון במסגרת זו ויהיה נכון יותר לניהול במרחב אחר.
מה כן – למשל: הצגת סטאטוס פרויקט/תהליך לצורך דיון,מידע דיסקרטי שחשוב שישמר במסגרת הפורום, דיון על נושאים קבועים שמהווים את ליבת תכנית העבודה, למידה משותפת, ניתוח case study שיש לו תובנות אסטרטגיות.
מה לא –למשל: נושא פרטני הרלבנטי לחלק קטן מהמשתתפים,עדכונים כלליים שניתן להעביר במייל,מצגת/חומר רקע שניתן לקרוא לפני הישיבה,שיחה פתוחה ללא מטרות.
כמה עקרונות נוספים שכדאי לאמץ:
הכנה מוקדמת
• לקראת הישיבה הקרובה, מספר ימים קודם לכן, ערכו רשימת נושאים שתרצו להעביר, וכתבו נקודות מרכזיות לכל נושא.
• שילחו את נושאי הישיבה למשתתפים ובקשו לדעת האם ברצונם להוסיף נושאים חשובים אחרים.
• נסו לתכנן חומרים ויזואליים למספר נושאים שתרצו להציג(מצגת, דוגמאות מוצרים, שקף המציג דברים שאמר לקוח)
• הכינו פורמט קבוע לסיכום ישיבה הכולל את המשימות שניתנו למשתתפים, מי אחראי ומה הלו"ז.
גבולות ותיאום ציפיות
היות וישיבת הנהלה הוא "טקס" קבוע, כדאי להגדיר נורמות התנהגות שמקדמות את מטרת הישיבה ולתאם ציפיות עם המשתתפים על חשיבות קיומן. למשל: עמידה בזמנים שהוגדרו, מענה לטלפון תוך כדי הישיבה? יציאה מהישיבה באמצע?אוכלים תוך כדי כן/לא?העלאת נושאים דחופים בהתחלת/סוף הישיבה?
וכמובן, כל עיקרון אחר החשוב לכם ותורם לרצף הדיון המשותף.
