פרזנטציה אפקטיבית לסיום השנה

מהן המטרות של ארוע סיכום שנה?

לא פעם אני שומעת בארגונים על הפקות יצירתיות לאירוע סיום השנה: "נשכור אולם להופעה חגיגית של… נצא לטיול סנפלינג בנחל….נקיים ערב קוקטיילים על המצדה….נבנה רפסודות בלילה לבן…"

אין ספק כי ישנם רעיונות יפים ומגוונים עפ"י הטרנד התקופתי, שיכולים ליצור חוויה מהנה. אולם, בטרם בוחרים את סוג החוויה, כדאי להגדיר את מטרות האירוע באמצעות מודל פשוט של 5 שאלות:

 אילו דברים חדשים אני רוצה שהעובדים ידעו בתום האירוע?

 עם איזו הרגשה אני רוצה שהעובדים יצאו מהאירוע?

 מה אני רוצה שהעובדים יעשו בעקבות המסרים באירוע?

 מהו המסר (במשפט אחד) שאני רוצה שיזכרו מהאירוע?

 מה יגדיר הצלחה של האירוע?

התשובות לשאלות אלו, יכוונו במידה רבה את אופי האירוע, סוג החוויה, ואת הדרך בה יבחר המנהל להציג את הפרזנטציה לעובדים.

לדוגמא:

אם המסר הוא "רק שיתוף פעולה ועבודת צוות יביאו להצלחה", אזי חשוב שהחוויה תהיה אינטראקטיבית בין האנשים (ולא צפייה פאסיבית), ליצור פעילות שתחבר בין אנשים שונים ממחלקות שונות, להציג בפרזנטצית המנכ"ל את ההצלחות שהביאה עבודת הצוות בשנה החולפת, ואולי אף לשלב את כל חברי ההנהלה במצגת כדי להדגים הלכה למעשה את הסינרגיה.

 למה מצפים העובדים?

הכרה והוקרה – במרבית הארגונים ישנה מסורת של "אירוע סיכום שנה" ובו התייחסות להישגים והתמודדויות שחווה הארגון בשנה שחלפה. הבעת הערכה למאמצי האנשים, להישגים יוצאי דופן, ולעובדים ספציפיים שהצטיינו היא הזדמנות לתת מענה לצורך העובדים בהערכה מחד, ולעודד התנהגויות רצויות ע"י ההנהלה מאידך.

הנאה וגאוות יחידה – החוויה שעוברים העובדים באירוע השנתי משמעותית לא פחות מהתכנים שנאמרים ע"י המנהל. מכיוון שבדרך כלל מדובר בהתכנסות כלל העובדים שאינה נפוצה בשגרת היומיום, חשוב לייצר אוירה של גאווה בחברה, במוצריה ואחד בשני. בנוסף, כדאי להקפיד שעודף יצירתיות לא תפגע בהנאה… למשל: פעילויות מאתגרות במידה (לוותר על סנפלינג בלילה ממצוקי דרגות בדצמבר…),סיום האירוע בשעה סבירה תוך התחשבות

בעובדים הגרים רחוק,מקום ישיבה נוח לכולם כך שיהיו פנויים להקשיב לנואמים.

הגדרת כיוון לשנה הבאה – לא כל העובדים חשופים לתכניות העבודה והאסטרטגיה המוגדרת בהנהלה. בעיקר בתקופות של שינוי ואי ודאות (כפי שהתאפיינה השנה החולפת), יש רצון לדעת לאן פנינו בשנה הבאה. סקירת המשימות המרכזיות וכיצד הן רלבנטיות לכל עובד בארגון, תייצר תחושת שותפות והזדהות עם המטרות.

חיזוק הביטחון – השבוע פגשתי מנכ"ל שאני מלווה בשנים האחרונות שהעלה דילמה לא פשוטה. בהיותו מנהיג יצירתי ופורץ גבולות, מדי שנה הוא נוהג להצהיר באירוע השנתי על "השינוי הבא".השנה,בהתחשב באי הודאות הכלכלית הגלובלית ובמורכבות השוק בו הוא פועל, לא הצליחו חברי ההנהלה לקבל החלטות על צעדים פורצי דרך, והשאירו מקום לגמישות בתכנית העבודה בהתאם להתפתחויות השוק.

עצתי אליו הייתה להתמקד במה כן ניתן לומר על השנה הקרובה. גם אם אין לנו מוצר חדשני, פרויקט יוצא דופן או שינוי אסטרטגיה, ניתן להעביר מסרים של ביסוס והעמקת הקיים, ייצוב תשתיות או שימור ופיתוח ליבת הארגון.

מה שמשמעותי לעובדים לשמוע הוא שלמנהל יש דרך!

הפתעה מעל לציפיות – הופעה יצירתית של המנהל, סרט על העובדים, טקס משעשע או מתנה אישית מקורית הקשורים למסר המרכזי שרוצים להעביר, ירגשו את העובדים ויזכרו עוד ימים רבים לאחר האירוע.

 

פרזנטציה אפקטיבית- טיפים למנהל

פרזנטציה שנתית לכלל העובדים היא הזדמנות להפגין מנהיגות אמיתית. איך מעבירים מסרים אופטימיים אחרי תקופה קשה? לקראת אתגרים מורכבים? כשאין בהירות או ודאות בעתיד הקרוב?

ברוח חג החנוכה אני מצטטת כהשראה את נאומו של יהודה המכבי לפני הקרב הקשה נגד ניקנור במעלה בית חורון:

"ויהי מעודד את אנשיו לבלתי ירא מהתנפלות הגויים ולזכור גם עתה את התשועות אשר היו להם מן השמים ולקוות גם עתה לניצחון אשר ינחילם אדון כל. ובנחמו אותם מן התורה ומן הנביאים ובהזכירו להם על המלחמות שהיו להם עורר בהם רוח גבורה ובאמצו את רוחם ויעודדם למלחמה בהראותו להם על מעל הגויים ועל הפרם את שבועתם. ויזין את כל איש מהם לא כן בביטחון מגן ושריון כמו בביטחון דברים טובים ובספרו חלום המתקבל על הדעת שמח את כולם מאד". ("חשמונאים ב', ט"ו ח'—י"ב).

 

 

 

העקרונות המרכזיים:

• מסר ברור וממוקד – שאלו את עצמכם, אם הייתה לכם דקה אחת בלבד להעביר מסר, מה הייתם אומרים?

• "חלום מעורר השראה" – העובדים מתעניינים פחות בפרטים הטכניים ובנתונים הפיננסיים, והרבה יותר בחזון שניתן להאמין בו.

• פשטות – מסר קצר ופשוט ("שמים את הלקוח במרכז", "ביחד מצליחים הרבה יותר", "נעסיק את המתחרים במגרש שלהם", "הסתערות היא המפתח לצמיחה" וכו') שיחזור על עצמו בדרכים שונות בפרזנטציה ייקלט וייזכר בקלות.

• אותנטיות – דיבור בגובה העיניים, תיאור אופטימי אך מציאותי תוך התייחסות לקשיים שחוו העובדים, שילוב של סיפור אישי, הופכים את המנהל לנגיש ואנושי ומייצרים הזדהות עם המסרים.

• תיבול בדוגמאות והומור – ה"איך" של הפרזנטציה חשוב אפילו יותר מה"מה" שאומרים.הדוגמאות, הסיפורים,ההומור, התמונות הם אילו שיפעילו את הרגש אצל העובדים, ורגש כידוע הוא המניע החזק ביותר לפעולה! סוג ה"תיבול" שנבחר צריך להיות כזה שמפעיל את הרגש אליו אנו מכוונים באירוע – ביטחון, התלהבות, הזדהות, מסוגלות וכו'.

• סיכום קורא לפעולה – אנשים נוטים לזכור את הדברים הראשונים והאחרונים. חזרה על המסרים המרכזיים בסוף הפרזנטציה, וסיום במילים מכוונות לפעולה,יכוונו ויניעו את העובדים לעשייה.

 

לסיכום,

תכנון נכון יוצר אירוע מוצלח והזדמנות להשפיע. בנייה מדויקת של נאום המנהל יכולה להפוך פרזנטציה שגרתית לאירוע מנהיגות מכונן!

מזמינה אתכם להשתמש במודל להגדרת מטרות כבר באירוע הקרוב, ולייעץ בטיפים ורעיונות נוספים שיהפכו את האירוע שלכם השנה למשמעותי ואפקטיבי במיוחד.

l