בימים אלו של סוף השנה האזרחית עוסקים ארגונים בהפקת לקחים, על ביצועי השנה שחלפה, והתארגנות וגיבוש תכניות עבודה לשנה הבאה.
בדרך כלל, ההתמקדות היא בניתוח יעדים ארגוניים/יחידתיים ופריטתם למשימות ופעולות.
אני רוצה להציע צד נוסף ומעניין ללמידה ניהולית המשפיעה על התוצאות הארגוניות והוא תפיסות התפקיד השונות של חברי הצוות ביחידה.
מהי תפיסת תפקיד?
הגדרה:
מגוון ההשקפות, ההעמדות, ההבנה גישות או הציפיות של תפקידים הקשורה במעמד ובעמדה נתונה בארגון של האדם עצמו או של אחרים.
מערך ארגוני (מחלקה/סניף/יחידה) הוא שילוב של מספר גורמים אשר יחסי הגומלין ביניהם קובעים את התפוקה הסופית והקובעת מנקודת מבטו של הלקוח – השירות שמקבל.
לכל אחד מהשותפים בצוות (סקטוריאלי או מעורב) זה ולאינטראקציה ביניהם, תפקיד חשוב בשירות הניתן למטופל וביצירת דינאמיקה המקדמת או בולמת את המטרות. הבנת "הסיפור" של כל אחד מן הגורמים האלה – איך הוא רואה את חלקו בתהליך, מה ואיך הוא עושה או לא עושה במסגרת החלק שלו, איך הוא תופס את מקומו במערכת מול ובצד האחרים, ואיך הוא תופס ומפרש את תפקידו של האחר – עשויה לתרום עד מאוד לשיפור תהליך השירות למטופל. אך בכך לא די, החיבור בין ה"סיפורים" השונים, המייצגים נקודות מבט שונות, אמונות ותפיסות תפקיד שונות הוא המעניק לנו את ה"סיפור" המשותף של המערך היחידתי. כלומר, איך המפגש בין התפיסות השונות תורם לאינטראקציה בין הגורמים השותפים למכירות ומשפיע על התהליך, על צורת העבודה ועל השירות הנתפס ע"י המטופל. דפוס זה אחראי לתוצאות ולהישגים, אך אחראי גם למה שמוחמץ, לפוטנציאל שלא מוצה.
כיצד לזהות תפיסת תפקיד קיימת?
1. זיהוי תפיסה עצמית של הפרט באמצעות שאלות כמו:
• מה זה בשבילו להיות נציג/מנהל/מזכירה/וכו' ביחידה שלנו?
• מה הוא עושה היום במסגרת התפקיד?
• מה הוא נוהג לעשות במסגרת התפקיד למרות שלא היה רוצה לעשות, או שאינו חושב שעליו לעשות ?
• מה היה רוצה לעשות ואינו עושה? מדוע ?
• איך הוא תופס, מעבר לעשייה היומיומית, את תפקידו ?
• איך היה רוצה שהתפקיד יהיה בנוי?
• מהיכן הפער?
• מה הוא מבחינתו השירות שהוא בתפקידו צריך להעניק? מה הוא חושב שהלקוח מצפה ממנו? מה מצפים שותפי התפקיד ביחידה?
• מה היא בעיניו הצלחה בתפקיד זה ?
• מה בעיקר מאפשר אותה?
• מה בולם הצלחה גדולה יותר?
• מי הם הגורמים והפונקציות שביצוע התפקיד שלו מותנה בהם ?
• מה חשוב להם ?
• מה יחסי הגומלין שלו עם כל אחד מן הגורמים הללו? איך הוא עובד אתם היום?
• מה הם מנופי השינוי מנקודת מבטו לשיפור התוצאות הארגוניות שתלויים בו?
• מה בולם שיפור זה כיום ?
2. זיהוי תפיסת התפקיד באמצעות השותפים לצוות:
• מהן הציפיות מבעל התפקיד האחר?
• מה הערך המוסף באינטראקציה בינהם?
• באיזו מידה התנהגותו של האחר תואמת בעיניך את הגדרת תפקידו?
• אם קיים פער, מהו?
תיאום ציפיות לביסוס תפיסת התפקיד הרצויה
לאחר שאספתם מידע על תפיסות התפקיד של בעלי התפקידים השונים בצוות, תוכלו להגדיר את תפיסת התפקיד המצופה על ידכם לכל תפקיד, להבהיר מהם הפערים הקיימים כיום בין התפיסה הרצויה להתנהגות בפועל/ או לתפיסות הקיימות ולתאם בין הציפיות שלכם כמנהלים, לציפיות הצוות.