ומתי מוצאים זמן לניהול?

חשוב

לא חשוב

דחוף

הרבה משימות נמצאות כאן.  

מחד בגלל אילוץ ותכנון לקוי ומאידך נותן הרגשה של כוח, של עשייה.

משברים

בעיות דוחקות

גבול זמן סופי של פרויקטים

פגישות

הכנות

גנבי זמן!

כיבוי שריפות = בזבזנו זמן.

הפרעות מיותרות

דוחות לא נחוצים

פגישות, טלפונים, מיילים לא חשובים

נושאים מינוריים של אנשים אחרים

לא דחוף

הרביע האיכותי- קידום מטרות

הבהרת ערכים

תכנון

מניעה

בניית מערכות יחסים

העצמה של אחרים

מנוחה והרגעות

חשיבה אסטרטגית

פיתוח צוות

חלק משיחות הטלפון

פעילויות "בריחה" – גלישה באינטרנט

דואר לא רלוונטי

מנוחה לא  מבוקרת

שיחות "מסדרון"

1. התחל את היום במשימות החשובות – שריינו זמן קבוע בתחילת יום לישיבת צוות, פגישות עם עובדים, חשיבה אסטרטגית. כך יש סיכוי רב יותר שיתקיימו ולא ידחו בגלל בלת"מים שיכנסו בהמשך היום.

2. רכז משימות דומות וטפל בהן בבת אחת – פעולות שונות דורשות מאיתנו מיומנויות שונות. כדאי לרכז פעולות כמו כתיבה או מעבר על דוחות שונים יחד, כך אנו מכוונים למשימה מסוג מסוים ולא מבזבזים זמן על ריכוז מחדש במשימה.

3. שבץ משימות שדורשות ריכוז בזמני פריון – לכל אחד מאיתנו זמן אפקטיבי יותר ביממה. יש כאלו שהם "אנשי בוקר" הנרדמים בצהריים, וכאלו המרוכזים יותר דווקא בשעות הערב. בזמנים בהם אנו יודעים כי אנחנו פחות מרוכזים, כדאי לתכנן פעילות הדורשת אינטראקציה עם שותפים נוספים.

4. שריין זמן לטיפול בבעיות וחריגים – רצף ישיבות ומשימות ללא מרווחי זמן מבטיח שיבוש לוח הזמנים. בכל יום, אנו כמנהלים מתבקשים לטפל בסוגיות חריגות הנוגעות למטופלים, לעובדים או לשותפים אחרים לעשייה. חשוב לאפשר לעצמנו מרווחי זמן שיאפשרו גמישות וטיפול בסוגיות אלו.

5. קבע מראש זמנים לארוחות ומנוחות – דחייה או ויתור על הפסקת אוכל/ קפה מביאה למחיר אישי גבוה של כאב ראש, חוסר סבלנות וחוסר אנרגיה, ובכך גם אפקטיביות ניהולית נמוכה!

6. עבוד לפי סדר חשיבות ולא דחיפות –  הגדירו "משימות קשיחות" בלוח הזמנים שלא ניתנות להזזה ביומן המקדמות אתכם למטרות.

7. האצל משימות לאחרים –  רתימה נכונה של שותפים וכפיפים למשימות המשותפות יכולה להקל עליכם מאוד את כמות המשימות, ואף לייצר ערך מוסף בדמות תחושת שותפות והעצמה של אחרים.

8. נצל ביעילות זמני ביניים – המתנה לפגישות, נסיעות וכו  ניתן לנצל לפגישות טלפוניות, לקריאת חומרים או הכנה לפגישה הבאה.

9. טקסים קבועים –  פעולות ניהוליות שגרתיות כמו ישיבת צוות, סידור עבודה, דוח חודשי וכו', כדאי להגדיר ביום ושעה קבועים על בסיס שבועי/חודשי ובכך להקל על עצמינו ועל השותפים לעשייה הניהולית את המחויבות לקיים פעולות אלה.

10. עבוד לפי התכנון שלך!